En todas las empresas que tienen un departamento de compras es necesaria una organización que permita analizar los indicadores claves de rendimiento del proceso, como los costos manejados, la productividad, el ciclo de ventas y otros aspectos de utilidad para determinar la rentabilidad.
La optimización de las compras es indispensable en los procesos financieros de las empresas, sin importar su tamaño o rubro. Esta actividad permite gestionar de forma más inteligente el presupuesto, reducir los gastos, analizar a los proveedores y realizar adquisiciones de forma estratégica para obtener resultados óptimos ante cada compra.
Hoy en el blog de IBSO te contaremos sobre los sistemas de optimización de compras y las estrategias más efectivas para la planeación de compras.
Estrategias para la optimización de compras
La optimización de compras es un proceso que implica identificar las necesidades de las empresas, analizar a los proveedores, realizar negociaciones, cotizaciones, dar seguimiento a los pedidos y asegurarse de que los productos adquiridos tengan la calidad requerida para los procesos de fabricación o distribución.
Los objetivos de la optimización de compras son garantizar que los procesos sean eficientes, rentables, que cumplan con plazos establecidos y a costes competitivos.
Implementar una buena estrategia, junto con sistemas especializados en gestión y planeación de compras, permite que las empresas obtengan los suministros a precios competitivos, sin arriesgar la calidad, la eficiencia y los plazos establecidos.
Algunas estrategias para optimizar las compras son:
Analizar el proceso de compras de la empresa
Todas las empresas son diferentes y, por ende, sus procesos de compra varían. Por ello, es indispensable conocer el tipo de bienes que se adquiere, los procesos de compra, los proveedores, el ciclo de venta y otros subprocesos.
Esta estrategia es importante debido a que las compras no programadas conllevan riesgos de caer en trampas financieras, no aprovechar ofertas, tener desabasto de mercancías o materias primas, entre otros que afectan la rentabilidad de la empresa.
Implementar un software de gestión y planeación de compras
La innovación tecnológica es indispensable para optimizar los procesos empresariales, y las compras automatizadas son una estrategia para aumentar la rentabilidad y eficiencia en este departamento. Un software de gestión de compras permite eliminar las obsoletas listas en Excel, contratos firmados a mano, cotizaciones telefónicas y otros procesos que requieren mucho trabajo del personal, y que pueden retrasar el proceso.
Estos programas son soluciones de planeación empresarial para gestionar el ciclo de compras completo, desde la solicitud de pedidos hasta los pagos y seguimiento de facturas. Además, permite automatizar procesos rutinarios, mantener información actualizada sobre los proveedores, dar seguimiento de los plazos de entrega, facilitar la toma de decisiones estratégicas con base en precios, calidad y tiempos.
Además, un software de gestión de compras puede implementarse tanto en una fábrica de manufactura de productos como en una empresa de tiendas retail, entre otras organizaciones que tengan un departamento de adquisiciones y quieran optimizar sus procesos.
Definir ciclos de negociación y compra
Las empresas deben contar con ciclos de negociación para analizar las ofertas de sus proveedores y tomar decisiones que no solo se basen en precios, sino en acuerdos más rentables para ambas partes. Por ejemplo, un proveedor puede comprometerse con plazos de entrega, con ofertas de mercancía o con productos de mejor calidad.
Es indispensable dedicar tiempo a la negociación para obtener condiciones más favorables y crear relaciones sólidas con proveedores que aporten valor a la organización.
Segmentación de proveedores
El departamento de compras debe contar con unos parámetros para seleccionar a los proveedores y mercancías que adquieran de cada uno. Algunos de estos pueden ser los ya mencionados: precio, tiempo de entrega, calidad, pero también se pueden añadir otros como la confianza en el proveedor, empresas locales o servicios postventa.
Mejora del proceso de compras
La gestión del proceso de compras se relaciona directamente con la continuidad y el éxito de una empresa. Para mejorarlo, te recomendamos:
Considerar las necesidades de tus clientes
En la planeación de compras es indispensable conocer los requerimientos de los clientes, de modo que las empresas puedan anticiparse a las demandas y adquirir mercancías o materias primas para fabricación.
Crear y mantener una buena relación con los proveedores
Establecer buenas relaciones con los proveedores significa tener un partner estratégico, que se adapte a los procesos de la empresa y que, incluso, se anticipe a sus necesidades. Además, tener una buena relación con proveedores permite hacer pedidos urgentes, obtener ofertas o descuentos por volumen de compra, entre otros beneficios tanto para el proveedor como para el cliente.
Contar con personal capacitado para el área de compras y adquisiciones
El equipo de trabajo del área de compras debe estar capacitado y contar con las herramientas necesarias para aportar valor tanto al departamento como para la organización y los clientes finales.
Invertir en tecnologías innovadoras
La transformación digital implica el uso de herramientas tecnológicas para que las empresas puedan tomar decisiones de compra más acertadas y rentables, además de centralizar los procesos en una sola plataforma con el fin de incrementar la visibilidad de las actividades y la eficiencia para todos los miembros del equipo y personal relacionado con el área de compras.
El rol de las compras automatizadas
La automatización de procesos se ha convertido en prioridad en diferentes áreas empresariales, y las compras automatizadas no es la excepción. Responder a las necesidades de los clientes amerita el uso de softwares de gestión que permitan automatizar procesos para incrementar la agilidad, los tiempos de respuesta, optimizar la productividad, reducir los tiempos en la realización de tareas, entre otras labores.
A raíz de la pandemia y la necesidad de acelerar la transformación digital, las empresas han implementado procesos de automatización para adaptarse mejor a los procesos de compra, anticipándose a la demanda de los clientes, pero también al escenario cambiante que se vivió durante la pandemia.
Beneficios de la automatización: Agilidad y Precisión
La automatización de los procesos de compra conlleva beneficios como:
Reducción de costes
Automatizar procesos ayuda a reducir el esfuerzo en tareas manuales como la búsqueda de información, pero también en las cotizaciones manuales, comparación de ofertas, compras impulsivas sin contar con datos comparativos y que permitan tomar decisiones más enfocadas en la rentabilidad.
Proceso ágil y eficiente
Automatizar las compras permite contar con plantillas de órdenes de compra, flujos de aprobación, entre otros procesos rutinarios y repetitivos, que pueden tomar mucho tiempo a los empleados, pero en minutos mediante un software de gestión. Además, contar con métodos logísticos automatizados reduce los riesgos de cometer errores costosos para la empresa.
Gestión inteligente del presupuesto
El uso de un software de gestión permite visualizar mejor el presupuesto, así como ingresos y gastos para detectar las oportunidades de ahorro, crear estrategias inteligentes de compra y controlar los gastos en tiempo real.
Mayor productividad
La automatización de las compras ayuda a que los colaboradores sean más productivos, rápidos y eficientes. Delegar las funciones rutinarias a un software de gestión les permite aprovechar el tiempo en tareas el análisis de las necesidades de los clientes, así como en la toma de decisiones estratégicas e inteligentes, como el diseño de estrategias de abastecimiento y distribución.
Mejor comunicación con clientes y proveedores
La automatización de procesos de compra brinda la posibilidad de agilizar la comunicación con clientes y proveedores. Por ejemplo, el intercambio de cotizaciones, órdenes de compra, facturas, entre otros documentos que pueden estandarizarse para que las partes involucradas conozcan sus responsabilidades, el estatus de pedidos, tiempos de entrega y otros procesos de forma fácil y simplificada.
Importancia de la planeación en el proceso de compras
La planeación del proceso de compras es un elemento indispensable para la gestión empresarial, así como el alcance de los objetivos de la organización. Su importancia radica en factores como:
- Determinar los tiempos de fabricación o distribución de mercancías para entregar a los clientes en tiempo y forma.
- Generar una estrategia de compras que se adapte a los requerimientos de la organización.
- Estimar los tiempos requeridos para completar los ciclos de compras y firma de contratos.
- Desarrollar calendarios de compras y de cada etapa del proceso hasta la recepción de las mercancías.
- Monitorear los procesos en tiempo real para que los departamentos involucrados se preparen y puedan efectuar sus propias tareas en sus plazos establecidos.
- Realizar menos compras innecesarias, que conllevan costos administrativos elevados y procesos que reducen la productividad.
- Adquirir las mercancías a precios más bajos y obtener mayor rentabilidad en la distribución o fabricación de productos.
- Distribución adecuada de la carga laboral, sin bomberazos, situaciones de emergencia, con pedidos del tamaño adecuado para tener en stock o para la manufactura.
- Contar con un registro histórico de las compras para realizar informes de rendimiento que permitan incrementar la rentabilidad.
Planificación para las adquisiciones
Ahora que conoces la importancia del software de gestión y la generación de un dashboard de inventarios para la optimización de compras y automatización de procesos, en IBSO somos una consultora business intelligence especialista en análisis de datos para la toma de decisiones, y encontrarás soluciones tecnológicas innovadoras para satisfacer las necesidades de aprovisionamiento de tu empresa.
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