Uno de los indicadores de rendimiento económico de mayor importancia es el análisis de flujo de caja. Una adecuada liquidez es el reflejo de finanzas saludables y, por el contrario, la falta de liquidez representa un problema que afecta a la capacidad de pago, de adquisición de mercancía o materias primas, entre otras situaciones que ponen en riesgo a las empresas.
Hoy en el blog de IBSO te contaremos todo sobre el análisis de flujo de caja: qué es, su importancia, las metodologías y herramientas para llevarlo a cabo. ¡Comencemos!
¿Qué es el flujo de caja?
Antes de hablar sobre el análisis, es muy importante saber en qué consiste el flujo de caja, también conocido como cash flow. Es un reporte financiero que se utiliza para diferenciar los ingresos de los egresos (ganancias y gastos) durante un periodo determinado.
Un ejemplo de esto son los ingresos obtenidos por las ventas en un periodo de 15 días y los egresos por el pago del salario de los empleados durante el mismo tiempo. Cuando los ingresos son mayores que los gastos, entonces hablamos de un flujo de caja positivo. En cambio, si los egresos son más altos, entonces el flujo es negativo.
En general, empresas, organizaciones y emprendedores deberían tener un flujo de caja positivo ya que esto les permite realizar nuevas inversiones, pagar sus cuotas fijas sin problemas, crear equipos de trabajo y hacer frente a posibles dificultades económicas, como una baja en ventas.
¿Qué es el análisis de flujo de caja?
Como su nombre lo indica, el análisis del flujo de caja es un estudio que realiza para revisar los ingresos y egresos a detalle durante periodos determinados con el fin de conocer la situación real de la empresa.
Por otro lado, analizar el flujo de caja permite crear estrategias para afrontar momentos de falta de liquidez, detectar operaciones inadecuadas o cuellos de botella que estén afectando la rentabilidad.
A partir del análisis de flujo de caja, los responsables del departamento pueden tomar decisiones enfocadas en la gestión del presupuesto. Por ejemplo, una empresa que tiene un aumento de ventas puede no ver mayores ganancias porque sus gastos también están aumentando. A través del análisis, es posible detectar la razón por la que el flujo de caja es negativo, como el retraso de pago a proveedores, que genera intereses.
Un buen análisis del flujo de caja brinda la información necesaria para tomar decisiones financieras inteligentes, tales como realizar mejores inversiones, planificar las compras, refinanciar deudas, entre otras.
¿Cómo hacer un flujo de caja?
El proceso de análisis de flujo de caja es el siguiente:
Identificar ingresos y egresos
El primer paso es registrar y analizar todas las operaciones que generen alguna ganancia para la empresa, más allá de las ventas. Por ejemplo, préstamos, ventas de activos, renta de bodegas, entre otras fuentes de ingreso que pueda tener la empresa.
Del mismo modo, se deben registrar todas las salidas de dinero, ya sea por pago de salarios, compra de insumos, adquisición de mercancías, además de los pagos fijos como alquiler, luz, internet, pago de impuestos, entre otros. Además, es importante registrar cualquier posible gasto, aunque sea pequeño para tener la información completa y hacer un análisis del estado real de la empresa.
Cálculo del flujo de caja
Una vez definidos los ingresos y egresos, se debe calcular el flujo de caja. Es decir, determinar si se tiene un nivel de gastos más bajo que el de ingresos o viceversa. Este resultado permite conocer la salud financiera de la empresa y si realmente se tiene el dinero para realizar nuevas inversiones, contratar más personal, o si los gastos están superando los ingresos.
Si el cálculo es negativo, las empresas deben activar señales de alerta ya que no se tiene liquidez para mantener las operaciones de la empresa como se han hecho hasta ahora. De este modo, los responsables del área financiera pueden tomar decisiones para revertir las situaciones de riesgo.
Determinar indicadores clave de rendimiento (KPI)
Para analizar el flujo de caja se pueden determinar indicadores clave de rendimiento para no dejar pasar ninguna señal importante. Los más comunes son:
- Cuentas por cobrar. La cartera vencida es una problemática común en las empresas ya que reduce los ingresos y puede provocar problemas como retrasos en los pagos.
- Liquidez. Este indicador se refiere al efectivo que se tiene en caja y que permite cubrir los gastos frecuentes.
- Cuentas por pagar. Consiste en las obligaciones fijas de la empresa, como los pagos a los empleados, alquiler, luz, internet, impuestos, cuotas por préstamos o créditos bancarios.
- Nivel de endeudamiento. Este indicador se refiere a los créditos vigentes de la empresa y los periodos de pago. Se utiliza para determinar si se puede solicitar otro préstamo, o si es necesario refinanciar las deudas.
Generar informes
Una vez realizado el análisis, es indispensable generar informes con los resultados del total de los ingresos, de egresos como pago a proveedores, de honorarios, de arrendamiento, intereses, impuestos, entre otros.
Además, los informes pueden incluir los ingresos de activos fijos, las ventas de activos, fondos de inversiones, préstamos a terceros y todas las fuentes de ingresos adicionales.
Dichos informes pueden generarse de forma manual o automática con el uso de un software de gestión. Esta segunda alternativa permite obtener informes personalizados, en cuestión de minutos para detectar errores, inconsistencias y tomar decisiones estratégicas. Una tercera alternativa es contar con plantillas para agilizar la captura de datos y los reportes entregables.
Tipos de flujo de caja
Existen varios tipos de flujos de caja, los más utilizados son:
Flujo de caja financiero
Se relaciona directamente con las operaciones económicas de la empresa. Su objetivo es medir el flujo de efectivo que surge de actividades como las ventas que representan una entrada neta de efectivo en un periodo determinado.
La diferencia entre los ingresos y egresos refleja la liquidez de la empresa, y el flujo financiero proporciona información sobre la liquidez y solvencia, de modo que los encargados del área financiera puedan tomar decisiones informadas.
Flujo de caja operativo
Es un informe que se enfoca en el dinero que entra y sale de la empresa por las operaciones comerciales normales del negocio. Por ello, es el tipo de análisis más utilizado para calcular el flujo de caja. En este se incluyen los ingresos obtenidos por las ventas, así como los gastos administrativos, costes de las mercancías, gastos de ventas, entre otros.
Flujo de inversión
Este análisis consiste en determinar el dinero que se destina a algún producto que traerá un beneficio económico a largo plazo. Por ejemplo, las inversiones en activos fijos como bienes inmobiliarios, equipo de cómputo, maquinaria, mobiliario, entre otros que más adelante generarán retorno de inversión y ganancias.
Flujo de caja libre
El flujo de caja libre es el efectivo que le queda a la empresa después de haber liquidado sus gastos de inversión y operativos. Su objetivo es evaluar la capacidad para seguir generando ingresos a largo plazo.
Importancia del cash flow
La importancia del cash flow no solo radica en el control financiero de las empresas. Los indicadores del análisis se relacionan con los activos y pasivos, la gestión de compras, las relaciones con los proveedores con el fin de determinar el efectivo disponible en caja para tomar decisiones para fomentar el crecimiento y rentabilidad de la empresa.
Medir el flujo de caja permite determinar la liquidez de la empresa y conocer la salud financiera en tiempo real y a largo plazo. De no contar con esta información, los responsables del control financiero no podrán cuantificar sus recursos, optimizarlos y realizar mejores inversiones.
La correcta gestión del flujo de caja permite tomar decisiones estratégicas como:
- Definir la cantidad de mercancía que se puede comprar
- Determinar los costos de los productos para alcanzar un punto de equilibrio
- Analizar la posibilidad de comprar productos a crédito o de contado
- Anticipar un posible déficit de efectivo y la necesidad de financiamiento
- Establecer el límite de crédito concedido a los clientes
- Anticiparse a nuevas inversiones
- Analizar la necesidad de refinanciar el pago de deudas o de adquirir un nuevo crédito
Metodologías y herramientas para el análisis de flujo de caja
Existen diferentes metodologías y herramientas para analizar el flujo de caja de forma precisa, eficiente y en el momento que se necesitan. Las más comunes son:
Método directo
La gestión de flujo de caja directo consiste en mantener el registro detallada de las entradas y salidas del efectivo, para que se vea precisamente los egresos e ingresos en un periodo determinado.
Este método implica registrar cada transacción para obtener una imagen precisa, realista y oportuna de los ingresos, además de identificar fácilmente las áreas de oportunidad y los posibles problemas financieros a enfrentar.
Método indirecto
El método indirecto consiste en analizar la información que se tiene disponible, como el balance general y el libro de registros contables para ajustar los ingresos y gastos no monetarios, registrar los cambios en los activos y pasivos y obtener una estimación del flujo de caja sin la necesidad de registrar y rastrear cada transacción realizada.
Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo de herramientas como Excel o Google Drive forman parte de una metodología manual, que si bien puede ser muy útil en pequeños comercios, es complicado de manejar en empresas grandes, con varias sucursales y vendedores.
Si bien las hojas de cálculo son muy útiles para hacer previsiones del flujo de caja, los empleados deben dedicar más tiempo y recursos para actualizar la información periódicamente, se pueden cometer errores de captura de datos y perder mucho tiempo en el análisis.
Uso de software de gestión
La forma más eficiente de analizar el flujo de caja es con un software de gestión contable que permita automatizar procesos y obtener información en tiempo real. Dentro de los beneficios de este software encontramos:
- Ahorro de tiempo al no tener que realizar la captura manual de datos.
- Centralizar la información para obtener informes en tiempo real desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
- Automatización de procesos como la actualización de los datos.
- Reducción de errores en la captura de los datos como duplicación de entradas.
- Gestión de ingresos y egresos por departamentos o proyectos para tener una visión más clara de la empresa.
- Facilitar el intercambio de información con los departamentos y empleados que la utilicen, sin importar si se encuentran en otras sucursales.
- Generación de informes automáticos para la toma de decisiones estratégicas.
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