Cuando hablamos sobre dashboards, nos referimos a la herramienta visual que brinda una vista resumida de la información clave de un sistema de gestión. Hoy en el blog de IBSO te contaremos sobre los dashboards de inventarios, qué son, cómo se clasifican, sus aplicaciones y beneficios.
¿Qué es un dashboard de inventarios?
Un dashboard o tablero de reportes es una herramienta en la que se agrupan los datos y métricas clave de una actividad o negocio. En los dashboards modernos se muestran los datos en tiempo real para sintetizar la información más importante, mientras que en los dashboards tradicionales, el usuario tiene que configurar la información que le interesa ver en el resumen.
En particular, el dashboard de inventario es una herramienta que permite conocer gráficos, tablas y métricas relevantes para gestionar los inventarios. Por ejemplo, cantidad de piezas en stock, productos vendidos recientemente, niveles de inventario mínimo y máximo, entre otros datos relacionados.
El principal objetivo de utilizar los dashboards de inventarios es que el personal y encargados de tomar decisiones tengan una visión clara, instantánea y transparente de los productos del inventario para optimizar la gestión y evitar problemas como la falta de existencias, o el exceso de productos.
A través del dashboard de inventario, los encargados del departamento pueden monitorear el seguimiento de KPIs (indicadores clave de rendimiento) críticos para la empresa. Por ejemplo, la gestión de las caducidades, o los niveles bajos de productos para hacer nuevos pedidos a los proveedores.
Contar con un dashboard de inventario bien diseñado y enfocado en el éxito en el manejo de productos permite identificar rápidamente las áreas de oportunidad en el almacén para tener una gestión más eficiente.
Tipos de inventarios
El dashboard de inventarios se puede organizar de tres formas: centrado en el cliente, en el proveedor o con una visualización interna de los procesos. A continuación, profundizaremos en cada uno de ellos:
Centrado en el cliente
El dashboard centrado en el cliente es una herramienta que permite visualizar el rendimiento del inventario de cara al cliente.
Este indicador mide la forma en la que el consumidor percibe los servicios que la empresa le proporciona y brinda métricas como tasa de solicitudes, pedidos atrasados, el tiempo de entrega de los pedidos, fechas de vencimiento y permite detectar con precisión las fallas que provocan problemas como devolución de pedidos, quejas sobre la calidad de los productos, tiempos de entrega incorrectos, entre otros.
Centrado en el proveedor
El dashboard de inventario centrado en el proveedor tiene el objetivo de monitorear el desempeño de los proveedores para evaluar el valor que aportan a la empresa, su puntualidad, rango de precio/calidad, historial de los proveedores, nivel de confiabilidad, entre otros parámetros que se pueden usar para futuros contratos y negociaciones.
Vista interna
El dashboard de vista interna se enfoca en el rendimiento general del almacén. Esta herramienta puede brindar las razones por las que el almacén no alcanza su máximo potencial, aunque los proveedores sean puntuales y la satisfacción del cliente sea buena.
Con este dashboard se puede observar la cantidad de mercancía retenida en el inventario, el tiempo que los productos tardan en el stock, el volumen de ventas de inventario, además de las posibles causas del desabasto de productos, como una demanda alta y no anticipada, errores de entrega o al hacer pedidos a los proveedores.
¿Para qué sirve implementar un dashboard para el control de inventarios?
Implementar un dashboard para control de inventarios contribuye significativamente a la eficiencia y éxito operativo de los almacenes, específicamente en las siguientes áreas:
Visibilidad en tiempo real
El dashboard de inventario brinda una visión instantánea, en tiempo real, del estado del inventario para que los directivos de la empresa, directores de finanzas, gerentes de compras tomen decisiones estratégicas y basadas en información actualizada. Esto es importante para prevenir problemas como el exceso de inventario, o la falta de existencias en el almacén.
Cadena de suministro
El dashboard de inventario ayuda a identificar tendencias en la demanda para mantener un buen suministro en el almacén, mejorar la planeación de la producción, reducir los costos asociados con la gestión de inventario, optimizar el transporte e incrementar la rentabilidad del almacén.
Rastreo de métricas clave
Contar con un dashboard de inventario permite dar seguimiento a las métricas clave, como la rotación de inventarios, costo de almacenamiento, nivel de producción, gestión de caducidades, entre otras, para analizar el rendimiento y ajustar la estrategia de la empresa en caso de ser necesario.
Atención al cliente
El control eficiente del inventario tiene un impacto directo en la satisfacción y atención al cliente, ya que evita problemas de retraso de entregas, devoluciones o quejas.
Reducción de costos
El uso de un dashboard de inventarios ayuda a tener un mejor control de las existencias en el almacén, a programar los pedidos con los proveedores y evitar las carencias de productos en stock. Todo esto, en conjunto, contribuye a la reducción de costos relacionados con el almacenamiento, evita pérdidas por caducidades, daños u obsolescencia de la mercancía.
Mejorar la toma de decisiones
Un dashboard de inventarios brinda información resumida, fácil de entender, de modo que los directivos de la empresa puedan identificar áreas de oportunidad como cambios en la demanda de los clientes, o cambios en las tendencias que deben ser atendidos para evitar las pérdidas.
Ventajas de implementar un dashboard para inventarios
Implementar un dashboard para inventarios en un almacén o bodega tiene muchas ventajas, tanto a nivel de la cadena de suministro como de cara al cliente. Los beneficios más importantes son:
Contar con métricas operativas
Contar con un dashboard para inventario permite establecer los indicadores clave de rendimiento adecuados, alineados a la estrategia comercial y enfocados en las áreas que más les interesan a las empresas.
Iniciar acciones enfocadas en el rendimiento de la cadena de suministro
Cada almacén puede configurar las métricas que le interesan, de forma personalizada y enfocada en la estrategia empresarial. Por ejemplo, se puede administrar las existencias por producto, por SKU, por código de barras o código QR para dar seguimiento a las mercancías entrantes y salientes, gestionar el estatus de pedidos a proveedores, o las entregas a los clientes.
Visibilidad en tiempo real
Los dashboards permiten obtener información actualizada, en tiempo real y totalmente transparente en tiempo real para tomar decisiones con base en datos recientes.
Centralización de la información
Con un sistema de gestión con dashboards para inventario, el personal que trabaja en el almacén puede contar con la información actualizada, de forma accesible, para no cometer errores y acceder a los datos que necesitan en tiempo real y desde una sola plataforma.
Confiabilidad de los datos
Los dashboards utilizan gráficos, tablas y elementos visuales de forma simple, automática y confiable para representar los datos de forma fácil, sin importar qué tan compleja es la información. Esto permite generar informes rápidos y dar respuesta a situaciones críticas.
Creación de alertas y notificaciones
A menudo, los dashboards incluyen funciones de alertas y notificaciones para que los usuarios se mantengan al tanto de eventos importantes, cambios en el inventario, tareas próximas como los pedidos a los proveedores, estatus de avance y otras situaciones para agilizar la gestión y minimizar los problemas.
Reducción de errores
Confiar en un dashboard de inventarios permite reducir los errores humanos relacionados con la gestión manual de la cadena de suministro. Esto brinda datos sobre la demanda de los clientes, plazos de entrega, preparación de pedidos, manejo de caducidades y otros factores de gran importancia para la gestión de los almacenes.
Mayor eficiencia operativa
La implementación de un dashboard permite obtener una visión integral de la cadena de suministro para detectar cuellos de botella como áreas de ineficiencia operativa, retrasos, errores de gestión, entre otros, para mejorar el rendimiento del personal encargado del almacén, así como de otras áreas como el transporte, o las compras.
Adaptabilidad
Los dashboards son flexibles y pueden adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Los usuarios pueden personalizarlos para mostrar métricas clave y datos relacionados con su puesto de trabajo para tener un mejor desempeño.
Mejora en la satisfacción del cliente
Al garantizar niveles adecuados de inventario y evitar problemas como la falta de existencias, retrasos en los pedidos o quejas sobre la calidad de los productos, se mejora la capacidad de cumplir con las expectativas de los clientes, lo que puede aumentar la satisfacción del cliente y, por ende, la rentabilidad de la empresa.
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En IBSO somos una empresa de análisis de datos para optimizar la toma de decisiones de nuestros clientes. Contamos con soluciones específicas para el área de almacén, inventario y cadena de suministro, por lo que somos la mejor alternativa para incrementar la rentabilidad en tu empresa.
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