Sin duda, el mundo empresarial actual se ha vuelto cada vez más digital. Los empleados pueden trabajar de forma remota sin perder productividad; el personal de áreas críticas y tomadores de decisiones pueden agilizar sus procesos y efectuar tareas con solo unos clics.
Así como las barreras geográficas que ahora son más flexibles y han dejado de ser un impedimento para los negocios. Todo esto, y más es posible gracias a la centralización de datos.
Hoy en el blog de IBSO te contaremos qué es la centralización de datos, para qué se utiliza y los beneficios de implementar plataformas centralizadas en las empresas. ¡Quédate a leer!
¿Qué es la centralización de datos?
La centralización de datos consiste en el uso de una plataforma unificada en la que se almacenan y organizan los datos de todas las áreas de una organización. Al centralizar los datos se implementan procesos más fluidos, enfocados en la colaboración entre equipos, sin la necesidad de buscar información en diferentes sistemas o silos de datos.
En todo el mundo, las organizaciones manejan una cantidad descomunal de datos, los cuales pueden ser muy difíciles de gestionar. A medida que las empresas se esfuerzan en transformar los datos en conocimiento comercial útil, surgen más plataformas para almacenar y gestionar la información.
Sin embargo, a medida que las fuentes de datos se multiplican surgen nuevos conflictos e ineficiencias, desde la duplicación de archivos, la pérdida de información hasta la pérdida de tiempo en localizar los datos que se necesitan.
Los silos de datos en los diferentes departamentos no solo se han vuelto obsoletos, sino que obstaculizan el flujo de información en toda la empresa, manteniendo procesos transparentes y que permitan la interconexión en los procesos.
A través de la centralización de datos se garantiza la disponibilidad de una fuente común de información, a la que acceden los colaboradores para efectuar sus labores. Eliminar los silos de datos y reemplazarlos por plataformas centralizadas permite implementar procesos más colaborativos y enfocados en el trabajo en equipo.
Por otro lado, al centralizar los datos se puede mantener la información verificada, precisa, categorizada por índices de forma que sea más fácil localizar y utilizar por los diferentes departamentos de la empresa.
¿Cuáles son los beneficios de la centralización de datos?
Tener los datos actualizados, consistentes y disponibles en una plataforma de centralización conlleva beneficios como:
Eficiencia operativa
Existe una relación muy estrecha entre la productividad y la centralización de datos. Una empresa operativamente eficiente es aquella en la que se utilizan los recursos disponibles de forma óptima para alcanzar los objetivos; al mismo tiempo, se obtiene una mayor satisfacción del cliente al tener procesos más rápidos, sin errores y con una buena calidad de servicio.
La centralización de datos aumenta la eficiencia de la siguiente forma:
- Procesos optimizados. Una plataforma centralizada permite crear flujos de trabajo con procesos óptimos, rápidos y medibles, sin cuellos de botella ni tareas innecesarias en las que se pierda tiempo, como la búsqueda manual de archivos.
- Aprovechamiento de la tecnología actual. El uso de una plataforma centralizada no requiere la inversión en nuevos equipos de hardware o software, ya que dichas plataformas se encuentran en la nube y se puede acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a internet, con los permisos y contraseñas pertinentes.
- Decisiones rápidas basadas en datos. La disponibilidad inmediata de los datos permite tomar decisiones rápidas, basadas en información actualizada en tiempo real.
Seguridad de datos mejorada
La implementación de plataformas de centralización de datos fortalece la seguridad de la información. Para ingresar al sistema se utilizan controles de acceso, a los cuales se pueden asignar permisos para que cada empleado pueda consultar únicamente la información relacionada con su área de trabajo y mantener la confidencialidad.
Por otro lado, estas plataformas cuentan con respaldos y copias de seguridad para garantizar el acceso a la información, a versiones anteriores y al historial de cambios.
Desafíos y consideraciones en la centralización de datos
Si bien la centralización de datos conlleva muchos beneficios, las organizaciones pueden enfrentarse a algunos desafíos que se deben considerar antes de la implementación de una plataforma:
Integración de sistemas
Al implementar una plataforma de centralización de datos es indispensable asegurarse de que los sistemas y equipos informáticos con los que se cuentan son compatibles y que las fuentes de datos actuales podrán migrarse por completo.
Por otro lado, es indispensable determinar los objetivos de la centralización, estrategias y planes para implementar la plataforma, acceder a los datos, almacenarlos y distribuirlos para ejecutar los procesos exitosamente.
Errores comunes
El principal error en la centralización de datos es no capacitar al equipo para utilizar la plataforma o sistema de gestión de datos. Esto puede provocar errores como:
- No proteger los datos contra accesos no autorizados o robo de información.
- No validar los datos regularmente y trabajar con información desactualizada.
- Seguir generando silos de datos de forma aislada o aparte del sistema de gestión de datos.
Resistencia al cambio
Para una implementación exitosa, los colaboradores deben tener la capacitación suficiente para aprovechar al máximo la centralización de datos. De lo contrario, podrían generarse dudas, incertidumbre y cierto rechazo hacia un nuevo sistema de gestión de datos.
Esta resistencia al cambio puede retrasar la implementación, provocar errores, que se sigan generando silos de datos o que los procesos no alcancen su máximo potencial.
¿Por qué centralizar los datos de una empresa?
Cualquier empresa puede beneficiarse con la centralización de datos, especialmente las grandes organizaciones que tienen muchos departamentos, una gran cantidad de empleados, diferentes flujos de trabajo, sucursales y ubicaciones.
Si aún no cuentas con un sistema de gestión con centralización de datos, a continuación te daremos las razones más importantes para implementar uno:
Evitar la duplicación de datos
Aunque parezca sencillo, para las empresas es un dolor de cabeza la duplicación de datos. Esta situación les hace perder recursos en tiempo y dinero, además de provocar serios problemas financieros e incluso fiscales al registrar una mayor cantidad de ingresos, o de empleados en la nómina.
Con un sistema de gestión de datos se ingresan los datos de forma ordenada, intuitiva y única para que puedan ser consultados por los empleados que la requieran.
Por ejemplo, los departamentos de contabilidad y recursos humanos pueden acceder a la información de los empleados: datos personales, registros de vacaciones, pagos de nómina, impuestos, entre otros.
Cuando se registra un cambio o actualización en la base de datos, este queda registrado y es visible por todos los miembros con permiso, de modo que no hay necesidad de llevar una base de datos adicional o única para el departamento.
Accesibilidad y disponibilidad
Un sistema de gestión con datos centralizados es fácilmente accesible y escalable, por lo que permite que los empleados ingresen con su perfil de usuario para trabajar con la información necesaria.
Cada cambio queda registrado en el mismo sitio y es disponible en tiempo real para otros usuarios, por lo que siempre tendrán información actualizada y disponible.
Por ejemplo, en una empresa de distribución, un empleado de almacén puede actualizar los datos sobre mercancías disponibles, de modo que el personal de ventas sabrá cuántas unidades puede vender a sus clientes.
Flujos de información ágiles e ininterrumpidos
Los sistemas de gestión con centralización de datos tienen flujos de trabajo ágiles e ininterrumpidos, que reciben información de diferentes departamentos.
Incluso pueden sincronizarse con herramientas de terceros, como una tienda en línea para actualizar de forma automática la mercancía en stock, sin la necesidad de tareas manuales.
Reducción de costos operativos
Si bien la implementación de una plataforma de centralización de datos conlleva una inversión, a largo plazo se convierte en una herramienta para reducir costos al no requerir equipo informático como servidores, tampoco se necesita personal adicional para tareas que pueden automatizarse y se reducen los costos en mantenimiento, copias de seguridad, actualización de equipos y compra de licencias, ya que se trabaja con sistemas en la nube que son los más eficientes y rentables en la actualidad.
Seguridad en la protección de datos
En el tema de la seguridad y protección de datos, la centralización también destaca por su eficiencia. Las plataformas cloud son robustas, tienen sistemas de cifrado para evitar el robo informático y son prácticamente impenetrables si no se tienen las claves de acceso.
Sin embargo, aunque alguien pudiera acceder al sistema, no podría dañar la información ya que se encuentra protegida con copias de seguridad automáticas e historial de versiones. Finalmente, los permisos de usuarios limitan aún más el acceso a la información confidencial.
Por su parte, el almacenamiento de datos en servidores, computadoras u otros medios físicos es presa fácil de fallas, robos y pérdida. Además de la falta de eficiencia que los procesos manuales conllevan.
Confía en IBSO
Hasta aquí, tal vez pienses que centralizar los datos parece una tarea compleja, que lleva mucho tiempo y requiere una inversión cuantiosa. Sin embargo, es una inversión rentable, que traerá muchos beneficios a tu organización.
En IBSO somos una empresa de análisis de datos, consultora business intelligence, transformación e integración de datos, análisis de datos para la toma de decisiones, data driven business, análisis de flujo de caja, entre otros servicios que ayudarán a tu organización a sacar el máximo provecho de la información.
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