Las empresas de todo el mundo están experimentando cambios constantemente, principalmente debido a la transformación digital, en la que los productos y servicios se adapten a los formatos digitales que tienen como objetivo la satisfacción del cliente.
Hoy en el blog de IBSO te contaremos sobre los silos de información: qué son, cómo romperlos, la importancia de ello y su relación con el análisis de datos para la toma de decisiones.
¿Qué son los silos de información?
Los silos de datos son stocks de información que es administrada por un sector específico de la empresa, el cual se mantiene aislado de los otros. Esta situación se presenta, por ejemplo, cuando los colaboradores guardan la información en dispositivos de uso exclusivo en su equipo de cómputo, en vez de almacenarla en una red o directorio unificado.
En los silos de información se almacenan varios formatos de archivo, desde correos electrónicos hasta datos que aún no han sido procesados y analizados. Por ello, pueden generar problemas, como información duplicada, desactualizada o incorrecta, así como datos aislados, fragmentados o segregados en diferentes sistemas, aplicaciones o departamentos, dificultando el acceso y el intercambio de información relevante y que permita tomar decisiones operativas dentro de la empresa.
Entonces, ¿los silos de datos son malos?
Si bien la información es uno de los activos empresariales más valiosos, cuando se encuentran aislados, fragmentados o segregados, comienzan a generar problemas como:
Dificultades de colaboración
Los colaboradores toman decisiones con base en la información que tienen disponible. Cuando únicamente tienen acceso a datos limitados, pierden la oportunidad de colaborar con sus compañeros de equipo para alcanzar sus objetivos.
Obsolescencia de la información
Como mencionamos al inicio, las empresas se encuentran en constante cambio, y la información se actualiza con mayor frecuencia, por ello quedan obsoletos rápidamente y los colaboradores quedan con datos inexactos o incorrectos sobre sus clientes.
Análisis erróneos
Cuando los datos se encuentran segregados en diferentes hojas de Excel, sistemas o bases de datos, es prácticamente imposible generar un análisis completo, preciso y que brinde una visión integral de toda la empresa y que se pueda usar para tomar decisiones estratégicas.
Malas experiencias de clientes
Los clientes esperan recibir servicios de calidad de parte de sus proveedores, y cuando estos no cuentan con la información completa tienen dificultades como retrasos al necesitar que se les repitan los datos, lo que puede provocar pérdida de confianza de los clientes por la empresa.
Mayor riesgo de seguridad
La fragmentación de datos puede aumentar el riesgo de violaciones de seguridad, ya que es más difícil mantener un control adecuado sobre los datos en múltiples ubicaciones.
Sobreinversión en recursos mal utilizada
Las tecnologías de captura y automatización de datos son una inversión valiosa y con un excelente retorno de inversión. Sin embargo, para aprovecharla al máximo, la empresa debe contar con una estructura capaz de recopilar y analizar la información para aplicarla en áreas específicas, como la creación de campañas de marketing más eficientes.
¿Cómo romper los silos de información?
En primera instancia, se debe realizar una auditoría de la información para comprender dónde se encuentran los silos de datos y qué información se está fragmentando.
Una vez identificados los sistemas, departamentos o equipos que tienen datos críticos, es necesario evaluar cómo se almacenan y se accede a ellos para unificarlos y gestionarlos en una sola plataforma con la que se evite la generación de silos de datos.
Sin embargo, después de la adquisición de tecnologías se requiere establecer una visión y liderazgo claros de cómo debería ser la gestión de datos en toda la organización y comunicarla de manera efectiva a los encargados de la información con el fin de que no vuelva a segregarse y se gestione de forma correcta.
También es importante desarrollar un plan estratégico para la gestión de datos que incluya objetivos claros, metas específicas, roles y responsabilidades en toda la empresa, con el fin de consolidar los datos y estandarizar la gestión.
¿Qué tipo de plataforma elegir?
Una plataforma de gestión de datos debe permitir que los departamentos de la empresa almacenen la información de forma centralizada, con actualizaciones en tiempo real, que facilite la búsqueda y la colaboración entre equipos de trabajo y usuarios particulares. De este modo, la eficiencia en la gestión de datos aumentará, junto con el rendimiento de los colaboradores y el análisis de la información.
Una vez que los datos están centralizados, que la plataforma ha sido configurada y se han dado permisos a los usuarios, es importante la capacitación y aprendizaje continuo para impulsar el uso de datos de acuerdo con las operaciones de las empresas.
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